โดยการใช้การกำหนดเสียงไว้ล่วงหน้า (pre-recording ) และใช้การกดปุ่มโทรศัพท์
เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานตามความเหมาะสมในรูปแบบของ เสียง(Telephone), โทรสาร (fax on demand)
การเรียกกลับทางโทรศัพท์(voice mail), ทางโทรสาร(fax back), จดหมายอิเล็คโทรนิค (e-mail) ซึ่งระบบตอบรับอัตโนมัติ
จะแยกการทำงานออกเป็น 2 ส่วนหลักๆ คือ การให้บริการและตอบรับเป็นเสียง เช่นการกดเลือกเมนูต่าง ๆ
เพื่อทำรายการ และจะได้ยินผลลัพธ์ออกมาเป็นข้อความต่างๆ ตามที่เลือก และอีกบริการหนึ่งคือการให้บริการออกมา
ในรูปของโทรสาร (Fax on demand & Fax Back) และที่ใช้งานกันมากที่สุดคือ การเชื่อมระบบตอบรับนี้เข้ากับฐานข้อมูล Databses
เพื่อทำการบันทึกข้อมูล หรือค้นหาข้อมูลเพื่อนำมาประกาศทางเสียงหรือนำค่าข้อมูลที่ได้มาคำนวนก่อน ประกาศเสียง
หรือส่งข้อมูลไปทาง Email หรืออื่นๆ โดย IVR เป็นตัวจัดการ